Mýty a fakta

Máte pocit, že některé dokumenty již nepotřebujete?

Máte 8 let staré vydané a zaplacené faktury na odběratele, kteří s vámi již nespolupracují, se zbožím, které již neprodáváte, a za ceny, které již nejsou aktuální? Z vašeho pohledu pravděpodobně dokumenty bez jakékoli hodnoty. Jste-li však plátci DPH, jste ze zákona povinni tyto faktury archivovat ještě po dobu minimálně 2 let. Odešel vám zaměstnanec před 10ti lety do důchodu? Je pro vás jeho mzdový list důležitý? Pravděpodobně ne. Ze zákona jste však povinni ho archivovat ještě po dobu minimálně 20 let.

Máte obavu svěřit své dokumenty třetí osobě?

V komerční spisovně mají přístup k dokumentům pouze oprávnění pracovníci. Veškerý pohyb dokumentů nebo pořizování jejich kopií je evidováno. Předávání a doručování dokumentů je založeno na „seznamu oprávněných osob“. V praxi to znamená, že v každém okamžiku je zřejmé, kde se dokument nachází nebo kdo a kdy s ním disponoval. Je to u vás stejné?

Máte obavu z úniku informací?

Spravujeme vaše dokumenty, víme kde jsou a jak dlouho je musíte archivovat. Nevíme však, která informace má jakou váhu, nevíme, které údaje by mohly zajímat vaši konkurenci. Pravděpodobnost zneužití informací v obchodním styku je u nás bezesporu nesrovnatelně menší, než např. u vašeho „zhrzelého“ zaměstnance.

Máte pocit, že budete platit za něco, co můžete zvládnout sami?

Zabývá se u vás někdo správou dokumentů? Pokud ano, je to jeho hlavní činnost? Kolik vás stojí? Pokud ne, kdo dělá jeho práci, když sepisuje, třídí a zakládá dokumenty? Jste si jisti, že zná legislativu? Stojí vás m² vašich prostor pro uložení dokumentů méně než 860,- Kč za rok?

Myslíte si, že máte vhodné prostory pro skladování dokumentů?

My je určitě máme. Napadlo vás někdy, kolik by vás mohlo stát znehodnocení dokumentů (smlouvy, uznané pohledávky apod.) špatným skladováním pro případný soudní spor nebo úřední kontrolu?

Myslíte si, že se zánikem společnosti mohou zaniknout i její dokumenty?

Ukončili jste svou činnost? Máte pocit, že jsou pro vás vaše dokumenty bezcenné? Pravděpodobně ano. Víte ale, že bez předání tzv. „archiválií“ vaší společnosti místně příslušnému Státnímu oblastnímu archivu nesplní vaše společnost jednu ze zákonných povinností pro výmaz z obchodního rejstříku? Víte, že jste povinni zajistit uložení vašich dokumentů po zákonnou dobu?